桃園市政府消防局機關檔案管理作業要點
中華民國104年6月16日桃消秘字第1040020845 號書函訂定
壹、總則
一、桃園市政府消防局(以下簡稱本局)為檔案管理需要，依據檔案法暨其相關規定，特訂定本要點。
二、本局檔案管理，除法令另有規定者外，適用本要點之規定辦理。
貳、檔案點收
三、發文稿件，由發文單位於發文後，逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收。另收文存查不需發文案件，則由各科室單位逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收，由檔案管理人員於歸檔清單上註記點收日期並加蓋點收章備查。歸檔清單一式二份，各執一份備查。
四、歸檔清單得採書面或電子方式，應記載下列事項：
（一）文(編)號。
（二）主旨或事由。
（三）承辦單位及人員。
（四）媒體類型及數量。
（五）附件媒體型式及數量。
（六）附件抽存者，其名稱及辦畢日期。
五、點收檔案應依下列規定處理：
（一）歸檔案件有下列情形者如為存查案件退回原承辦單位補正外，餘應退回發文單位補正：
１.歸檔數量內容與清單不符者。
２.漏判、漏印、漏發者。
３.本文逾二頁以上未蓋騎縫章者。
４.樣張或已作廢憑證文件，漏蓋樣張或註銷或打叉字樣者。
５.併案公文未於子案稿面註明所併母號之文號者。
６.機密案件未使用機密文件專用封套封存，並於封口處及承辦單位蓋承辦人員職章者。
（二）歸檔案件有下列情形者，應退回科室文書單位(登記桌)補正：
１.承辦人未依下列原則編寫頁碼：
①依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
②附件頁碼之編寫除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
③雙面書寫或列印以二頁計，背面頁碼於左下角為之，並在首頁頁碼加註總頁碼。
④隨文歸檔之附簽、附件過小者，應以公文紙襯貼，並加蓋騎縫章。
２.案件未由承辦人員親自填註年度、分類號、保存年限、或填註不符檔案分類暨保存年限區分表者。
３.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者；附件未經簽准而抽存者。
（三）檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品，應退回承辦單位：
１.現金、有價證劵及其他貴重物品。
２.司法訴訟有關物證。
３.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
４.其他易變質而不適長期保存之物品。
（四）配合桃園市政府節能減碳政策，實施公文書雙面列印(含附件)。
六、檔案管理單位應於每月十日前，將前個月應歸檔而未處理歸檔之案件，製作逾期未歸檔公文稽催單，經權責主管核閱後辦理稽催歸檔事宜。
七、各單位辦畢之公文應於五日內送檔案管理單位辦理歸檔；已歸檔案件，未經簽准，不得任意抽換。
參、分類編目
八、歸檔案件經點收後，檔案管理人員應依據檔案分類表暨保存年限區分表逐件檢查承辦人填註之分類號及保存年限之正確性。
九、檔案管理單位應依據分類號自行編訂各類目之案次號。
十、檔案管理人員於逐件檢查分類號無誤後，應填註案次號、卷次號、目次號。
十一、年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號均填註於案件右上角，各科室因應各業務特性所自行訂定之書件表格，亦同。
肆、檔案整理保管
十二、第九至第十一點規定事項完成後，檔案管理人員應依下列規定整理案件。
（一）案件之整理，按文件產生日期先後，早者在下，晚者在上之順序整理。
（二）案件如有皺摺，應予理平，如有破損應予修補。
（三）案件以公文用紙尺度為標準，左右底三面邊緣整齊。
十三、案件經整理後，同案名之檔案應集中置於同一檔案卷夾，卷夾內應置目次表，紙張同公文用紙，並於檔案卷夾封面、卷脊標明案名、檔號、保存年限等檔案相關資訊。
十四、檔案卷夾存放檔案以六十案件或厚度三公分為原則，案件過多時得分置數個檔案卷夾，過少時得存放不同案名之案件，並予適當區隔同時依案次號順序排列，檔案卷夾放置不同案名之案件，其目次表應分別製作。
十五、檔案卷夾應選用質優、堅韌耐折並經去酸處理之紙質或其他保固良好之材質。
十六、檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時應予包裝編號登記並註明檔號，另行存放。按編號大小順序，由左至右，由上而下擺放。附件另行存放時，原檔案應加註附件另存○○號。
十七、經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架：
（一）按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右，由上而下直立排列。
（二）檔案管理人員應定期檢查檔案排架情形。
十八、檔案有遺失、毀損情形，檔案管理人員應即查明原因簽請權責長官並作適當之後續處理。
伍、檔案檢調
十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，因業務需要，借調非主管檔案時，應送會承辦業務主管同意，或簽請本局權責長官核准。
二十、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調檔案時，以影本提供，非有必要，不得借調原件。
二十一、借調檔案應填具調案單，一張調案單以借調一案件為原則，經承辦單位主管或權責長官核准後，送檔案管理單位調取。
二十二、調案單應載明下列事項：
（一）檔號或公文文號。
（二）案由。
（三）調案人姓名及單位。
（四）調卷事由。
（五）陳核欄位。
（六）調檔日期、還檔日期、頁數。
二十三、借調檔案時，借調人、檔案管理人員均應當面清點檔案內容、頁數、件數，還件時亦同。
二十四、調案單應採二聯式，一聯於還件時送還借調人，一聯由檔案管理人員妥善保管一年。
二十五、檔案管理人員於檔案調出時應立即於電子公文系統中登錄借閱、歸還登記。
二十六、機關間借調、借用檔案，應備函提出請求，並經本局權責長官核准後辦理；調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的、調用期間。
二十七、借調檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄、拆散、汚損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
二十八、借調檔案最遲十五日內應歸還，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經權責長官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項展期次數得連續三次，每次以七天為限，逾三次仍需繼續使用者，應先歸還檔案，再依規定辦理借調。
二十九、對於借調逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應辦理稽催，經稽催仍不歸還時，應簽請權責長官處理。
三十、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後始得歸還調案單，如有第二十七點所定情事，應簽報權責長官議處，其調案單不予歸還。
三十一、機關人員調、離職時應知會檔案管理單位檢查有無借調檔案未歸還情事。
陸、典藏庫房
三十二、為保管檔案，應設置檔案庫房，檔案庫房應與辦公室為必要之區隔，並注意耐震措施及不宜設置於地下室及排水不良之位置；檔案庫房應採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員及未經許可之人員，不得擅自進出，尤不得任其自行調閱檔案。
三十三、檔案庫房之設置應注意防火、防水、防潮濕、防光及設置空調、空氣清淨等設備。
三十四、檔案庫房應配置溫、濕度儀表並每日紀錄之，房內溫濕度應保持在相關 規範範圍內。
三十五、檔案庫房內之檔案架（櫃箱）等應採用防火、防潮、防融、及耐震設備，其擺設應距牆、地面十公分以上。
三十六、檔案庫房應進行蟲、鼠、黴菌防治處理，並定期消毒。
三十七、檔案庫房應依規定設置滅火器具，庫房內嚴禁下列行為：
（一）使用或存放易燃或易爆物品。
（二）吸菸、飲食。
（三）儲存食物或存放非檔案管理用品。
（四）植養生物。
（五）使用火爐、電爐。
柒、機密檔案
三十八、本局應指派專人專責機密檔案之管理。
三十九、檔案管理人員於點收機密檔案時，不得拆封，應檢視密封袋各欄承辦人是否填註後點收，編號登記，並定期列印密件清單存參。
四十、機密檔案應與一般檔案分別存放，並以具安全防護功能之箱櫃保存。
四十一、借調機密檔案應填具調案單，借調密等以上檔案應經局長核准。
四十二、借調機密檔案，應於七日內歸還，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，經核准得展期二次，每次以七天為限，屆期仍需繼續使用，得依第二十八點規定辦理。
四十三、借調機密檔案於調取時，借調人、檔案管理人員應檢視密封袋是否拆封 ，還件亦應檢視是否密封，檔案管理人員並在封面註記調件、還件日期。
四十四、機密檔案未經解密不得銷毀，經解密後依一般檔案管理之。
四十五、應定期清理機密檔案，並通知業務單位辦理機密檔案之機密等級變更或 解密事宜。
四十六、機密檔案經核定變更或註銷機密等級者，檔案管理人員除應於電子公文系統機密檔案解降密辦理解降密外並應於檔案外浮貼機密等級變更或 註銷紀錄單。
捌、檔案管理之改善
四十七、本局應定期或不定期對所屬科室單位對處理檔案管理之認知，辦理檔案知能教育訓練或召開跨科室研討會，研議後統一作法。
四十八、本局應依據本局需要訂定檔案管理短、中程計畫，據以逐年實施改善本局檔案管理。
壹、總則
一、桃園市政府消防局(以下簡稱本局)為檔案管理需要，依據檔案法暨其相關規定，特訂定本要點。
二、本局檔案管理，除法令另有規定者外，適用本要點之規定辦理。
貳、檔案點收
三、發文稿件，由發文單位於發文後，逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收。另收文存查不需發文案件，則由各科室單位逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收，由檔案管理人員於歸檔清單上註記點收日期並加蓋點收章備查。歸檔清單一式二份，各執一份備查。
四、歸檔清單得採書面或電子方式，應記載下列事項：
（一）文(編)號。
（二）主旨或事由。
（三）承辦單位及人員。
（四）媒體類型及數量。
（五）附件媒體型式及數量。
（六）附件抽存者，其名稱及辦畢日期。
五、點收檔案應依下列規定處理：
（一）歸檔案件有下列情形者如為存查案件退回原承辦單位補正外，餘應退回發文單位補正：
１.歸檔數量內容與清單不符者。
２.漏判、漏印、漏發者。
３.本文逾二頁以上未蓋騎縫章者。
４.樣張或已作廢憑證文件，漏蓋樣張或註銷或打叉字樣者。
５.併案公文未於子案稿面註明所併母號之文號者。
６.機密案件未使用機密文件專用封套封存，並於封口處及承辦單位蓋承辦人員職章者。
（二）歸檔案件有下列情形者，應退回科室文書單位(登記桌)補正：
１.承辦人未依下列原則編寫頁碼：
①依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
②附件頁碼之編寫除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
③雙面書寫或列印以二頁計，背面頁碼於左下角為之，並在首頁頁碼加註總頁碼。
④隨文歸檔之附簽、附件過小者，應以公文紙襯貼，並加蓋騎縫章。
２.案件未由承辦人員親自填註年度、分類號、保存年限、或填註不符檔案分類暨保存年限區分表者。
３.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者；附件未經簽准而抽存者。
（三）檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品，應退回承辦單位：
１.現金、有價證劵及其他貴重物品。
２.司法訴訟有關物證。
３.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
４.其他易變質而不適長期保存之物品。
（四）配合桃園市政府節能減碳政策，實施公文書雙面列印(含附件)。
六、檔案管理單位應於每月十日前，將前個月應歸檔而未處理歸檔之案件，製作逾期未歸檔公文稽催單，經權責主管核閱後辦理稽催歸檔事宜。
七、各單位辦畢之公文應於五日內送檔案管理單位辦理歸檔；已歸檔案件，未經簽准，不得任意抽換。
參、分類編目
八、歸檔案件經點收後，檔案管理人員應依據檔案分類表暨保存年限區分表逐件檢查承辦人填註之分類號及保存年限之正確性。
九、檔案管理單位應依據分類號自行編訂各類目之案次號。
十、檔案管理人員於逐件檢查分類號無誤後，應填註案次號、卷次號、目次號。
十一、年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號均填註於案件右上角，各科室因應各業務特性所自行訂定之書件表格，亦同。
肆、檔案整理保管
十二、第九至第十一點規定事項完成後，檔案管理人員應依下列規定整理案件。
（一）案件之整理，按文件產生日期先後，早者在下，晚者在上之順序整理。
（二）案件如有皺摺，應予理平，如有破損應予修補。
（三）案件以公文用紙尺度為標準，左右底三面邊緣整齊。
十三、案件經整理後，同案名之檔案應集中置於同一檔案卷夾，卷夾內應置目次表，紙張同公文用紙，並於檔案卷夾封面、卷脊標明案名、檔號、保存年限等檔案相關資訊。
十四、檔案卷夾存放檔案以六十案件或厚度三公分為原則，案件過多時得分置數個檔案卷夾，過少時得存放不同案名之案件，並予適當區隔同時依案次號順序排列，檔案卷夾放置不同案名之案件，其目次表應分別製作。
十五、檔案卷夾應選用質優、堅韌耐折並經去酸處理之紙質或其他保固良好之材質。
十六、檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時應予包裝編號登記並註明檔號，另行存放。按編號大小順序，由左至右，由上而下擺放。附件另行存放時，原檔案應加註附件另存○○號。
十七、經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架：
（一）按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右，由上而下直立排列。
（二）檔案管理人員應定期檢查檔案排架情形。
十八、檔案有遺失、毀損情形，檔案管理人員應即查明原因簽請權責長官並作適當之後續處理。
伍、檔案檢調
十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，因業務需要，借調非主管檔案時，應送會承辦業務主管同意，或簽請本局權責長官核准。
二十、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調檔案時，以影本提供，非有必要，不得借調原件。
二十一、借調檔案應填具調案單，一張調案單以借調一案件為原則，經承辦單位主管或權責長官核准後，送檔案管理單位調取。
二十二、調案單應載明下列事項：
（一）檔號或公文文號。
（二）案由。
（三）調案人姓名及單位。
（四）調卷事由。
（五）陳核欄位。
（六）調檔日期、還檔日期、頁數。
二十三、借調檔案時，借調人、檔案管理人員均應當面清點檔案內容、頁數、件數，還件時亦同。
二十四、調案單應採二聯式，一聯於還件時送還借調人，一聯由檔案管理人員妥善保管一年。
二十五、檔案管理人員於檔案調出時應立即於電子公文系統中登錄借閱、歸還登記。
二十六、機關間借調、借用檔案，應備函提出請求，並經本局權責長官核准後辦理；調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的、調用期間。
二十七、借調檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄、拆散、汚損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
二十八、借調檔案最遲十五日內應歸還，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經權責長官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項展期次數得連續三次，每次以七天為限，逾三次仍需繼續使用者，應先歸還檔案，再依規定辦理借調。
二十九、對於借調逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應辦理稽催，經稽催仍不歸還時，應簽請權責長官處理。
三十、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後始得歸還調案單，如有第二十七點所定情事，應簽報權責長官議處，其調案單不予歸還。
三十一、機關人員調、離職時應知會檔案管理單位檢查有無借調檔案未歸還情事。
陸、典藏庫房
三十二、為保管檔案，應設置檔案庫房，檔案庫房應與辦公室為必要之區隔，並注意耐震措施及不宜設置於地下室及排水不良之位置；檔案庫房應採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員及未經許可之人員，不得擅自進出，尤不得任其自行調閱檔案。
三十三、檔案庫房之設置應注意防火、防水、防潮濕、防光及設置空調、空氣清淨等設備。
三十四、檔案庫房應配置溫、濕度儀表並每日紀錄之，房內溫濕度應保持在相關 規範範圍內。
三十五、檔案庫房內之檔案架（櫃箱）等應採用防火、防潮、防融、及耐震設備，其擺設應距牆、地面十公分以上。
三十六、檔案庫房應進行蟲、鼠、黴菌防治處理，並定期消毒。
三十七、檔案庫房應依規定設置滅火器具，庫房內嚴禁下列行為：
（一）使用或存放易燃或易爆物品。
（二）吸菸、飲食。
（三）儲存食物或存放非檔案管理用品。
（四）植養生物。
（五）使用火爐、電爐。
柒、機密檔案
三十八、本局應指派專人專責機密檔案之管理。
三十九、檔案管理人員於點收機密檔案時，不得拆封，應檢視密封袋各欄承辦人是否填註後點收，編號登記，並定期列印密件清單存參。
四十、機密檔案應與一般檔案分別存放，並以具安全防護功能之箱櫃保存。
四十一、借調機密檔案應填具調案單，借調密等以上檔案應經局長核准。
四十二、借調機密檔案，應於七日內歸還，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，經核准得展期二次，每次以七天為限，屆期仍需繼續使用，得依第二十八點規定辦理。
四十三、借調機密檔案於調取時，借調人、檔案管理人員應檢視密封袋是否拆封 ，還件亦應檢視是否密封，檔案管理人員並在封面註記調件、還件日期。
四十四、機密檔案未經解密不得銷毀，經解密後依一般檔案管理之。
四十五、應定期清理機密檔案，並通知業務單位辦理機密檔案之機密等級變更或 解密事宜。
四十六、機密檔案經核定變更或註銷機密等級者，檔案管理人員除應於電子公文系統機密檔案解降密辦理解降密外並應於檔案外浮貼機密等級變更或 註銷紀錄單。
捌、檔案管理之改善
四十七、本局應定期或不定期對所屬科室單位對處理檔案管理之認知，辦理檔案知能教育訓練或召開跨科室研討會，研議後統一作法。
四十八、本局應依據本局需要訂定檔案管理短、中程計畫，據以逐年實施改善本局檔案管理。